Business travel etiquette: 10 essentiële tips voor een goede eerste indruk

Zakendoen via Zoom of Teams is - zeker na de lange corona periode - ondertussen bij velen ingeburgerd. Doch is het algemeen geweten, en iedereen is het erover eens, dat een deal sluiten of een duurzame zakenrelatie opbouwen makkelijker is als we mekaar persoonlijk kunnen ontmoeten.

De zakenreizen herstellen zich zeer goed, en men voorspelt dat deze weldra zelfs het niveau van vóór de pandemie zullen bereiken. Dus is nú het ideale moment om je businesstravel etiquette even op te frissen.

We delen in dit blog artikel de voornaamste regels om ervoor te zorgen dat jij - als ambassadeur van je organisatie of werkgever - een uitstekende indruk nalaat bij je zakelijke relaties.

‍

Tip 1:  Leer de plaatselijke cultuur kennen

In Azië is het bijvoorbeeld een teken van respect en een traditionele ijsbreker om tijdens een meeting je visitekaartje voorzichtig en met beide handen te overhandigen. De ontvanger neemt voldoende de tijd om je gegevens te lezen en zal je kaartje vervolgens in zijn borstzak (niet zijn broekzak) stoppen.

En in China kan een stevige handdruk zoals wij die kennen, als agressief ervaren worden. Terwijl een lichte handdruk met hoofdknik er als normaal wordt beschouwd.

De beste manier om je bij te scholen over de lokale cultuur van je bestemming is even surfen via Google. Bijvoorbeeld: China zakelijke gewoontes.

‍

Tip 2:  Leer enkele zinnen of uitdrukkingen in de lokale taal

Hoewel Engels wereldwijd gekend is en gesproken wordt, kan het nog steeds vervelend zijn voor burgers van niet-Engelssprekende landen als (zaken-) reizigers geen enkele poging doen om de lokale taal te gebruiken.

Met een beetje moeite kom je al een heel eind, en het is zeker de moeite waard om een paar zinnen of uitdrukkingen te leren die dankbaarheid uitdrukken. Je hoeft geen hele conversaties te kunnen voeren in de lokale taal, maar gewoon “goedemorgen”, “dank je wel”, “na jou”, en “let’s have a drink” aanleren.

Er bestaan verschillende handige applicaties die dit een stuk makkelijker maken, Duolingo bijvoorbeeld.

Ook al spreek je het niet perfect uit, of klopt het niet helemaal wat je zegt, de inspanning zal zeker gewaardeerd worden.

‍

Tip 3:  Hou het te allen tijde professioneel

Reis je in groep of met je collega’s, ben je al sneller meer op je gemak dan wanneer je alleen zou reizen. Maar hou in gedachten dat je het professioneel moet houden zodra je je werkrelatie ter plaatse ontmoet.

Zo let je er bijvoorbeeld goed op dat je geen persoonlijke gegevens van collega’s deelt met andere collega’s of met je lokale contact, zij zijn misschien minder op de hoogte dan jijzelf. Commentaar geven op de familie, het uiterlijk, eerdere vakanties, enz. van een collega kan tijdens de reis of achteraf voor ongemakken of interne conflicten zorgen.

Plan je een avondje uit met je zakelijk contact ter plaatse? Blijf ook dan professioneel! In Australië kan je om een deal af te ronden perfect een glas wijn drinken op het jacht van je gastheer, terwijl het in veel Aziatische landen als normaal wordt beschouwd een overeenkomst te sluiten in een karaokebar.

‍

Tip 4:  Leer hoe je mensen begroet en aanspreekt

In China is het de gewoonte om zakelijke contacten met hun titel én familienaam aan te spreken. Director Xian, bijvoorbeeld. En in Italië is het de gewoonte om mekaar te begroeten meteen kus (of zelfs drie kussen, afhankelijk van de regio) en een handdruk, en het wordt als onbeleefd beschouwd om een tweede portie op je bord te weigeren als het je wordt aangeboden.

‍

Tip 5:  Dat tikkeltje extra brengt je al een heel eind verder

Denk aan het versturen vaneen bedankje (kaart, cadeautje) naar de mensen die je ontvangen en/of begeleid hebben tijdens je zakenreis. Het spreekt dan ook voor zich dat zij een volgende keer opnieuw hun uiterste best zullen doen om je opnieuw te ondersteunen. Bovendien kan het deuren openen bij andere lokale contacten.

‍

Tip 6:  Hou de ‘tijd’ in de gaten

Stel, je bent in Japan en je hebt een meeting gepland staan om 1PM. Dan wordt je verondersteld een kwartiertje voor aanvang aanwezig te zijn.

Heb je een lunch meeting in Spanje of Mexico? Dan zal je wellicht pas om 2PM ten vroegste je voeten onder tafel kunnen schuiven, en dit voor een paar uurtjes.

Maak je niet druk als mensen niet op tijd op de afspraak verschijnen. Tenzij je in een land bent waar punctualiteit een must is voor het bedrijfsleven.

‍

Tip 7:  Heb nooit kritiek op het gastland en de lokale keuken

Al vind je het Britse overheidssysteem maar niets, of vind je de koffie in Amerika niet te drinken, begin er nooit zelf over tenzij je gastheer of -vrouw dat eerst doet.

‍

Tip 8:  Uit ‘small talk’ komen de beste samenwerkingen voort

Het is wellicht een uitdaging om over koetjes en kalfjes te praten. Maar deze sociale vaardigheid stelt mensen op hun gemak en creëert een zekere ‘chemie’, en de belangrijke gesprekken volgen later wel.

Je kan vooraf al wat research doen op social media over de mensen die je zal ontmoeten, zodat je van tevoren een paar gespreksonderwerpen kan aanknopen waarbij zij zich goed bij zullen voelen. Of lees de lokale krant om wat actuele gebeurtenissen achter de hand te houden voor een spontane discussie.

Open het gesprek met een compliment. Het kan een compliment zijn over kleding, recente carrièresuccessen, hoe goed het evenement verloopt of de catering. En doe moeite om de naam van je gesprekspartner te onthouden en gebruik deze in het gesprek.

Stel dat de persoon met wie je praat een mening verkondigt waarmee je het absoluut niet eens bent, dan ishet een aangewezen discipline om je mening te verbergen en iets neutraals te zeggen of te proberen om het gesprek een andere wending te geven.

Onthoud ook dat in velelanden religie, geld en salaris onderwerpen zijn waar je beter niet zomaar over kunt beginnen.

Sluit het gesprek steeds netjes af, loop niet zomaar weg uit een groep. Eindig met een positieve opmerking, zoals “het was leuk je te ontmoeten” of “hopelijk tot een volgende keer”.

‍

Tip 9:  Opgelet met social media

Een moderne valkuil voorzakenreizigers. Wat je post, kan misschien gezien worden door je lokale contacten. Dus best vooraf met hen aftoetsen wanneer je iets wil posten van je meeting of event. Sommige landen verbieden ook specifiek sociale netwerksites zoals X (Twitter) en Facebook.

Als je verbinding maakt via een lokaal netwerk, moet je er rekening mee houden dat mogelijks risico loopt dat je het internetbeleid van een bepaald land overtreedt.

‍

Tip 10:  Vergeet je collega’s op kantoor niet

Terwijl jij je in het buitenland bevindt, worden heel wat telefoons of e-mails voor je opgevangen door jouw collega’s op kantoor. Zij verrichten dus vaak heel wat werk voor jou tijdens je afwezigheid. Uiteraard is dit teamwork, maar toch.

Je scoort sowieso goede punten bij hen, als je wat lekkers meebrengt van je bestemming. Overweeg eventueel ook om te vragen of er iemand wil dat je iets koopt terwijl je in het buitenland bent.

De goodwill die je op deze manier bij je collega’s opbouwt, is groot en wordt niet vergeten.

(Bron: https://www.executivetraveller.com/business-travel-etiquette-essentials)